INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – elektronická komunikace, distanční výuka

Střední škola a Mateřská škola A.Klara, Vídeňská 28, Praha 4, IČO 00638625 (dále jen „Škola“), jakožto správce osobních údajů, tímto informuje zákonné zástupce, žáky/studenty a učitele školy o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany Školy v době distanční výuky včetně vymezení rozsahu práv subjektů údajů, které souvisejí se zpracováním jejich osobních údajů Školou.

 

Škola zpracovává osobní a citlivé údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“) a dále v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování OÚ a dalšími relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

 

Škola shromažďuje a zpracovává osobní údaje pouze v souladu se stanovenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelu.

 

Účel a právní základ pro zpracování osobních údajů

• Zajištění výuky a komunikace se žáky/studenty /popř. jejich zákonnými zástupci

 

• Veřejný zájem: za účelem zajištění výuky v době uzavření školy jsou pro komunikaci se žáky a jejich zákonnými zástupci využívány poskytnuté e-maily a telefonní čísla zákonných zástupců, nástroj Komens IS Bakaláři /zprávy odesílané prostřednictvím IS Škola Online a dalších systémů apod./

 

• Oprávněný zájem: za účelem zajištění výuky v době uzavření školy jsou pro komunikaci se žáky využívány vybrané prostředky a aplikace, zejména Office 365 (MS Teams, Forms, Sharepoint a další), WhatsApp, Facebook – Messenger popř. další. Zpracovávány jsou dle typu komunikačního prostředku jsou následující osobní údaje/informace o uživateli: jméno a příjmení, telefon (volitelné), e-mailová adresa, heslo (není-li použito „Single-Sign-On“), profilový obrázek (volitelné), studijní skupina/třída. Při „výuce online“ je možnost používat funkce chatu, otázek nebo průzkumu. V tomto ohledu se provedené textové zápisy zpracují, aby se zobrazily v „online výuce“ a v případě potřeby se také zaznamenaly. Aby bylo možné zobrazit video a přehrávat zvuk, jsou data z mikrofonu koncového zařízení uživatele a jakékoli videokamery koncového zařízení zpracována odpovídajícím způsobem během trvání výuky. Kameru nebo mikrofon může uživatel kdykoli vypnout. Pro vstup do „virtuální učebny“ je nutné se přihlásit a identifikovat minimálně prostřednictvím uživatelského jména.

 

• Souhlas subjektu osobních údajů:
  • Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů, popř. jeho zákonného zástupce je puštěna jeho webová kamera při videokonferenci.
  • Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů, popř. jeho zákonného zástupce je možné pořizování videozáznamů on-line výuky na kterých je subjekt OÚ zachycen.
  • Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů (žák, pedagog), popř. zákonného zástupce žáka je možné používat soukromé tel. číslo či e-mailovou adresu.

 

Tento souhlas může subjekt osobních údajů, popř. jeho zákonný zástupce kdykoliv odvolat, a to osobně, nebo písemně oznámením doručeným prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

 

• Zajištění výuky a komunikace mezi pedagogy navzájem a pedagogy a vedením školy

 

• Plnění právní povinnosti školy: pro zajištění efektivní komunikace mezi pedagogy navzájem a mezi pedagogy a vedením školy jsou využívány především služební e-maily zaměstnanců školy, dále pak pracovní a soukromá telefonní čísla a vybrané komunikační prostředky.

 

• Souhlas subjektu osobních údajů:
  • Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je puštěna jeho webová kamera při videokonferenci.
  • Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je možné pořizování videozáznamů on-line výuky na kterých je zachycen.
  • Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je možné používat soukromé tel. číslo či e-mailová adresa.

Tento souhlas může subjekt osobních údajů kdykoliv odvolat, a to osobně, nebo písemně oznámením doručeným prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

 

Vybrané komunikační nástroje pro svou funkčnost zpracovávají další nezbytné údaje/metadata. Jedná se například o IP adresy účastníků, informace o zařízení/ hardware, o příchozím a odchozím čísle, názvu země, čas zahájení a ukončení hovoru/chatu a podobně. Škola tato metadata žádným dalším způsobem neeviduje a nezpracovává.

 

Zpracovatelé a příjemci

Osobní údaje žáků a jejich zákonných zástupců či studentů mohou být pro zajištění výše popsaných účelů mimo Školy a jejích zaměstnanců zpracovávat také zpracovatelé osobních údajů Školy, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR, popř. podmínek zpracování vymezených v obchodních podmínkách poskytovatelů vybraných komunikačních prostředků a aplikací. Např. společnost Microsoft, Facebook apod.   

 

Škola informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů. Dále škola informuje, neprobíhá žádné výhradně automatizované zpracování osobních údajů a všichni poskytovatelé příslušných aplikací a komunikačních prostředků prohlašují, že zpracování a zabezpečení osobních údajů na jejich straně probíhá v souladu s pravidly a principy, které stanovuje Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).  

 

Práva subjektu údajů

Subjekt osobních údajů popř. jeho zákonný zástupce je oprávněn požadovat informaci, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou Školou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím: účel zpracování osobních údajů, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů, doba, po kterou budou osobní údaje uchovávány, zdroje osobních údajů, skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování. Škola poskytne první kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů bezplatně. Za další kopie na žádost zákonného zástupce subjektu údajů (subjektu údajů) může Škola požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace.

 

Zákonný zástupce subjektu údajů (subjekt údajů) má dále právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Škole, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.

 

V případě, že se zákonný zástupce subjektu údajů (subjekt údajů) domnívá, že Škola nebo smluvní zpracovatel Školy provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt údajů Školu požádat o opravu či výmaz (likvidaci) těchto osobních údajů, popřípadě o omezení (blokaci) zpracování. Dále může subjekt údajů vznést námitku proti takovému zpracování.

 

Škola vždy bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce (30 dní) od obdržení žádosti informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti.

 

Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů,

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

 

Tato informace o zpracování osobních údajů je průběžně revidována, doplňována a aktualizována.